Cum sa organizezi un eveniment

Cum sa organizezi un eveniment
Organizare

1. Planificarea. Orice eveniment, ca și proiectul din care face parte, are nevoie de o foarte bună planificare. Vorba americanului: planning is everything. Ce înseamnă planificare? Pe lângă răspunsuri la clasicele când, unde, ce, de ce, cum, cu cine/ce trebuie să luăm în considerare ce se va întâmpla dacă în practică apar tot felul de inadvertențe… pentru că de regulă socoteala de acasă nu se potrivește cu cea din târg. Exemplu: organizăm eveniment cu mese închiriate – ce facem dacă firma nu apare cu mesele?? Răspunsuri: avem clauze de penalizare în contract, solicităm mesele în timp util, astfel încât să putem face rost din altă parte de ele, pregătim alte suporturi, etc.

2. Vremea. Când facem evenimente în aer liber, vremea este cel mai mare suporter al nostru… sau dimpotrivă ne poate distruge tot evenimentul. Și cum vremea este imprevizibilă, trebuie să ne pregătim mental și logistic în mod adecvat. Trebuie să fim pregătiți inclusiv pentru oprirea evenimentului și reprogramarea lui pentru altă dată. Dar tot e mai bine decât să te dea participanții în judecată pentru că au făcut pneumonie la evenimentul tău…

3. Logistica. Depinde de mărirea evenimentului, de numărul de participanți, de felul și numărul activităților, de tipul de eveniment, de complexitatea acestuia, de creativitatea organizatorilor și de standardele legale în domeniu. Logistica este baza unui eveniment. Nu ai logistică, las-o baltă, du-te la o bere cu prietenii. Logistica nu se aduce cu 5 minute de organizarea unui eveniment… decât dacă îți ajung cele 5 minute pentru a monta & verifica & da în primire logistica celor care o vor folosi. Exemplu: o trupă de teatru își poate monta recuzita, dacă aceasta constă în 2 scaune, o masă și un castron, chiar și cu o persoană, dacă aceasta e eficientă… dar cu siguranță nu poate monta o scenă întreagă, cu lumini, sonorizare etc. în același interval de timp.

4. Echipa de organizare. Și aceasta depinde de cât de mare este evenimentul. Și aceasta apare din timp, fiecare cunoscându-și rolul și punându-l în practică conform specificațiilor acestuia. Cu sau fără fișă de post. Cu sau fără 100 de șefi și/sau lideri. Din păcate, pentru buna organizare a unui eveniment este imperios necesar să existe și pălmaci care să muncească. Că dacă toți suntem lideri, evenimentul este un fiasco total…

5. Participanții. Care nu sunt beneficiarii finali. Ei trebuie să înțeleagă evenimentul la care iau parte și să agreeze asupra condițiilor. Caz în care trebuie să știi să explici foarte clar ce oferi și ce ceri la schimb, în termeni de resurse (de timp, persoane, materiale). Lucruri pe care să fii capabil ca organizator să le pui și în practică. Altfel e complicat să ceri… s-ar putea să primești altceva…

6. Beneficiarii. Un eveniment fără beneficiari nu este eveniment. Punct. Drept urmare trebuie să te gândești din timp cum îți vei atrage beneficiarii și ce faci în situația în care răspunsul nu corespunde așteptărilor.

7. Comunicarea. Știu, toți suntem niște analfabeți când vine vorba de comunicare. Pentru că școala nu ne învață această abilitate, drept urmare fiecare prinde cât poate, în funcție de iq-ul personal, de anturaj și de training (mai mult sau mai puțin formal). Comunicarea în cadrul unui eveniment este un element definitoriu, care poate să ne ajute incredibil de mult, chiar și atunci când lucrurile merg prost. Dar pentru asta este esențial ca partea de comunicare internă să meargă impecabil, dublată fiind de cea externă, care se face cu zâmbetul pe buze, de toți membrii echipei, nu doar de PR-ist. Atunci când comunici eficient, ești capabil să transmiți mesaje la obiect, cu un ton sigur, știi să oferi răspunsuri la întrebări, vii cu informații suplimentare în întâmpinarea unor alte posibile întrebări, nu folosești “nu știu”. Iar într-o situație de criză, în loc de întrebarea: ce faceți? folosești propoziții scurte, informative, în care explici participanților ce se întâmplă și deciziile luate… Cineva trebuie să facă asta în mod obligatoriu și e de preferat să fii tu primul și nu participanții.

8. Atitudinea. Un eveniment nu este un job de la 8 la 5. Este o experiență unică, care îți poate transmite o mulțime de emoții și trăiri. Dacă-s pozitive, e de bine… în caz contrar, e de foarte rău. Partea aceasta emoțională nu o poți controla în condițiile în care tu nu ești capabil să gestionezi evenimentul. De aceea atunci când planifici, cf. punctului 1, e bine să te întrebi dacă ești capabil să duci până la capăt ce ți-ai propus sau dacă nu cumva papucii îți sunt prea mari și ar fi cazul să mai crești puțin, pentru a intra în ei…

9. Cuvîntul magic MULȚUMESC. Mulțumește-le beneficiarilor, participanților, mulțumește-le voluntarilor și staffului și apoi partenerilor și finanțatorilor. Că dacă ei nu erau – în ordinea asta – tu nu ai mai avea ce să raportezi.

sursa: nobine.wordpress.com